Integratie

De uitdaging

Uw business consultants hebben u verteld dat als u de informatie die nu verspreid is in uw organisatie weet te combineren er fantastische mogelijkheden ontstaan. U bent geinteresseerd, maar hoe nu verder? Kan dat technisch allemaal wel? En past dit bijvoorbeeld binnen de Wet Bescherming Persoonsgegevens? Daarvoor is een partij nodig die snapt wat de meerwaarde is van integratie van informatiebronnen maar ook de moeilijkheden ervan begrijpt. First8: de brug tussen organisatie en software.

Informatie kan in vele vormen opgeslagen worden. Het integreren van databronnen moet leiden tot een uniforme wijze waarin alle aanwezige data gerepresenteerd wordt. Op die manier kunnen bijvoorbeeld kruisverbanden gelegd worden en meer informatie uit de data getrokken worden.
Helaas zijn de databronnen niet altijd uniform ingedeeld. Zo zou een werknemer in de ene database onder zijn BSN kunnen zijn opgeslagen en in de andere aan de hand van zijn werknemersnummer. In de ene database staan de voornamen, en in de ander alleen de initialen.
Het samenvoegen en vertalen van deze gegevens naar een uniform model is een kernonderdeel van integratie.

Het definieeren van het uniforme model is slechts het begin. Bij de implementatie van een integratie komen nog andere aspecten naar boven. De aanpak van First8 focust hierbij op een drietal punten.

Security: Het ontsluiten verschillende databronnen betekent ook dat meer informatie beschikbaar komt op nieuwe manieren. Zijn al die gegevens wel op de juiste manier beveiligd? De oude autorisaties worden wellicht omzeilt en moeten opnieuw gedefinieerd worden. En de nieuwe informatie die ontstaat door de koppeling: in welke mate is die betrouwbaar en is die informatie, denk bijvoorbeeld aan gebruik van het BSN, zelfs legaal?

Understandability: Wellicht het meest onderbelichte aspect van integratie is de begrijpbaarheid van een systeem. Informatie is alleen wat waard als die informatie betrouwbaar is. Als niemand precies begrijpt waar die informatie vandaan komt, hoe kan de betrouwbaarheid dan getoetst worden? Hoe moet de integratie omhaan met dubbele of zelfs conflicterende gegevens in verschillende databronnen? En kan betrouwbaar achterhaald worden of het allemaal wel klopt? Data wordt verzameld door processen. Elk proces heeft zijn eigen timing. Sommige databronnen worden continu bijgewerkt, anderen alleen in bulk, bijvoorbeeld 's nachts. Wat betekent dat voor de waarde van specifieke informatie op een bepaald moment? Als in een databron de informatie al beschikbaar is maar in een andere nog niet, klopt de geaggregeerde informatie dan wel?

Degree of integration: Afhankelijk van de businesscase kan het voldoende zijn om leestoegang te hebben op de verschillende bronnen. Het kan echter ook zijn dat wijzigingen centraal doorgevoerd moeten gaan worden. Daar waar wijzigingen plaatsvinden neemt de complexiteit toe. Overwegingen kunnen dan zijn om verschillende databronnen samen te voegen of toch apart te houden. En als ze apart blijven, waar komt dan een eventueel noodzakelijke vertaling te liggen?

Casus

Een makelaar wilde zijn klanten meer inzicht geven in het werkproces zodat zijn klanten precies konden zien waarvoor betaald moest worden. Hoe vaak iemands huis bezocht was, de reacties van de bezoekers etc. De businessconsultants hadden een website geadviseerd waarbij zijn klanten 24x7 de status konden zien. First8 werd gevraagd voor de realisatie. Na onze integratieanalyse bleek echter dat bezoekersverslagen maar een keer in de week verwerkt waren. Klanten die op elk moment op de site konden kijken, zouden dan naar informatie van dagen geleden zitten kijken waarmee de hele businesscase van 'meer inzicht' vertaald zou worden naar 'meer vragen'. Bij dit integratietraject kwam dus meer kijken dan alleen maar het koppelen van databronnen.